4 lưu ý để có cuộc họp 1-1 hiệu quả giữa lãnh đạo và nhân viên

Hiện nay, các cuộc họp hằng tháng, hằng tuần hoặc mỗi 2 tuần theo hình thức 1-1 ngày càng phổ biến. Đối tượng bao gồm: lãnh đạo và nhân viên, giữa nhà quản lý và nhân viên, giữa 2 quản lý với nhau hoặc giữa 2 nhân viên với nhau.

Trong quản trị nhân sự thì lợi ích của cuộc họp 1-1 rất rõ ràng: nó giúp tăng cường tính gắn kết giữa các thành viên và thúc đẩy nhanh việc nắm bắt thông tin trong nội bộ.

Tuy nhiên, nhiều lãnh đạo hay quản lý vẫn chưa quen hoặc chưa phát huy hết hiệu quả của hình thức họp này. Nhiều người khá bối rối khi phải ngồi nói chuyện 1-1 với nhau. Đôi khi một vài thói quen không tốt cũng phá hủy cuộc họp này.

Kenmei giới thiệu đến các doanh nghiệp 4 lưu ý để có cuộc họp 1-1 hiệu quả như sau:

  1. Hãy liên tục đặt câu hỏi

Các nhà lãnh đạo/quản lý giỏi kỹ năng họp 1-1 thường rất tò mò. Họ tò mò về nhiều thứ liên quan đến nhân viên và chính vì thế họ hay đặt ra nhiêu câu hỏi đối với nhân viên. Ví dụ như họ sẽ đặt những câu hỏi vì sao nhân viên A lại ít đưa ra các quyết định tối ưu, lý do gì khiến nhân viên này hoàn thành công việc trễ thời hạn, nguyên nhân dẫn đến sự căng thẳng gần đây nhất là gì…

Chính vì thế với vai trò của mình bạn không nên đưa ra các ý kiến phán xét dưới góc nhìn chủ quan cá nhân. Điều này giúp bạn xây dựng chứ không phá hủy các mối quan hệ với nhân viên của mình.

  1. Lắng nghe tích cực

Trong cuộc họp 1-1, nhà lãnh đạo/nhà quản lý nên là người lắng nghe trong khoảng 90% tổng thời gian họp. Một cuộc họp 1-1 hiệu quả không chứa quá nhiều nội dung ý kiến của bạn. Mà thay vào đó là những thông tin do nhân viên bạn cung cấp.

Khi lắng nghe một cách tích cực để hạn chế các giả định, bạn sẽ tìm ra được sự kết luận cụ thể từ phía nhân viên. Bạn sẽ biết được đâu là nội dung cần xoáy sâu, đâu là nội dung nên cho qua.

  1. Sử dụng khoảng trống im lặng

Sự im lặng rất quan trọng vì nó cung cấp một “khoảng trống” cần thiết để nhân viên chú ý và tập trung. Tuy vậy, cho đến nay sự im lặng vẫn ít được tận dụng nhất trong các cuộc họp 1-1.

Có 2 điều cần nhớ để “quản lý” hiệu quả sự im lặng. Một là, bạn không nên đưa nhân viên khỏi sự im lặng bằng cách đặt một câu hỏi khác. Hai là, khi sự im lặng khá lâu và trở nên khó chịu, chỉ cần nói với nhân viên “Bạn cứ từ từ suy nghĩ”. Điều này chứng minh cho nhân viên thấy rằng những suy nghĩ, cảm xúc và ý kiến của họ rất quan trọng.

  1. Thường xuyên thực hành

Ông bà có nói “văn ôn, võ luyện”. Để có được một cuộc họp 1-1 hoàn hảo không gì khác hơn là bạn phải thực hành rèn luyện thường xuyên. Sau mỗi cuộc họp như vậy rút ra cái gì còn thiếu, khiếm khuyết để bổ sung sau.

Ngoài ra bạn cũng nên chuẩn bị trước 3 bước sau cho mỗi cuộc họp. Bước 1: chuẩn bị tinh thần kỹ lưỡng trước khi họp. Bước 2: đối thoại nội tâm với chính mình trong quá trình họp nhằm tự đánh giá hiệu quả. Bước 3: thực hiện một bản đánh giá để xác định những điều khác biệt có thể làm để cải thiện cuộc họp lần sau.

KẾT NỐI TRỰC TIẾP:

—————————

Lê Thanh Duy – cố vấn nhân sự, tài chính cho Doanh nghiệp

Trung tâm đào tạo KENMEI GAKUIN

Hotline tư vấn: 0941 550 381

Ứng dụng tháp nhu cầu Maslow trong quản trị nhân sự

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Call Now Button